Devolución a un cliente
Cuándo usar esta receta
Usa esta receta cuando un cliente devuelve productos, cancela un servicio facturado, o cuando emitiste una factura con un error que ya no puedes editar. En República Dominicana, una factura emitida con Número de Comprobante Fiscal (NCF) no se modifica: se compensa con una nota de crédito (NCF tipo B04) que la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) reconoce como ajuste fiscal.
Ingredientes
Antes de empezar, ten listo:
- Factura original a la que aplicará la devolución (debe estar emitida, no en borrador).
- Secuencia activa de notas de crédito tipo B04. Ver Secuencias fiscales.
- Detalle de qué se devuelve: producto, cantidad o monto parcial.
- Motivo de la devolución (para el campo de observaciones).
- Si reembolsas dinero: cuenta bancaria o caja desde donde sale el pago.
Pasos
1. Localiza la factura original
Entra a Ingresos → Facturas (/invoicing/list). Busca la factura por:
- NCF.
- Nombre o Registro Nacional del Contribuyente (RNC) del cliente.
- Fecha o monto.
Abre el detalle y verifica que la factura esté en estado "emitida" o "aceptada por DGII".
2. Crea la nota de crédito
Desde el detalle de la factura, presiona "Crear nota de crédito". El sistema abrirá un formulario con los datos de la factura precargados.
3. Ajusta los renglones según lo devuelto
Modifica las líneas según el caso:
- Devolución total: deja todas las líneas con la cantidad original.
- Devolución parcial por producto: elimina las líneas no devueltas y deja solo lo que regresa.
- Devolución parcial por cantidad: ajusta la cantidad por línea (ej. el cliente devuelve 3 de 10 unidades).
- Ajuste por error de precio: deja la cantidad original y ajusta el precio unitario hacia abajo.
La nota de crédito no puede exceder el monto de la factura original. El sistema bloquea valores fuera de rango.
4. Llena motivo y observaciones
Selecciona el motivo de la devolución (devolución de mercancía, ajuste de precio, descuento posterior, error en facturación). Agrega observaciones si necesitas dejar trazabilidad para tu contador.
5. Emite la nota de crédito
Presiona "Emitir". El sistema:
- Asigna el siguiente NCF tipo B04 disponible.
- Genera el comprobante fiscal electrónico (e-CF) y lo firma para envío a DGII.
- Vincula la nota de crédito a la factura original.
6. Ajusta el inventario
Si la nota de crédito incluye productos físicos, el sistema ofrece reingresar los productos al inventario. Acepta para mantener el costo promedio correcto. Si los productos vinieron dañados o no son re-vendibles, declina el reingreso y registra un ajuste de inventario aparte.
7. Reembolsa al cliente (si aplica)
Si el cliente ya pagó la factura original y debes devolverle dinero:
- Si devuelves efectivo: registra una salida de caja.
- Si devuelves a banco: registra una transferencia desde Banca → Transferencias (
/banking/transfers) y luego concilia el movimiento. Ver Conciliar banco. - Si dejas el saldo a favor del cliente: deja el saldo en cuentas por cobrar como crédito aplicable a futuras facturas.
Verificación
Confirma que la devolución quedó correcta:
- La nota de crédito tiene NCF tipo B04 emitido y aceptado por DGII.
- El detalle de la factura original muestra la nota de crédito vinculada.
- El saldo pendiente de la factura disminuyó por el monto de la nota de crédito.
- El inventario refleja el reingreso (si aplica).
- El reporte 607 del mes incluirá la nota de crédito como ajuste a las ventas.
Variaciones
Devolución de factura ya pagada con tarjeta: emite la nota de crédito y procesa el reembolso por la pasarela de pago. Concilia el movimiento de salida cuando llegue al banco.
Cliente sin RNC con factura B02: se aplica el mismo flujo, pero la nota de crédito será tipo B04 también, asociada al NCF B02.
Anulación total justo después de emitir: si la factura tiene minutos de emitida y aún no se entregó al cliente, igual procede una nota de crédito. La factura no se borra.
Devolución del año anterior: revisa con tu contador antes de emitir; impacta el reporte 607 del mes en curso, no del mes original.