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Compras y facturas de proveedores

El módulo de Compras registra cada factura que recibes de tus proveedores: lo que compras, lo que debes y los Números de Comprobante Fiscal (NCF) que reportarás a la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) en tu formato 606. Sin estos datos al día no hay reporte mensual confiable, no hay control de cuentas por pagar y no hay deducción correcta del Impuesto sobre Transferencias de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS).

Lo encuentras en el menú lateral bajo Egresos → Compras → Facturas de Compra.

Antes de empezar

Para registrar una factura de proveedor necesitas:

  • El proveedor creado en tu base. Si no existe, créalo desde el formulario sin salir. Consulta los flujos de Clientes (los proveedores se manejan con un módulo equivalente).
  • La factura física o digital del proveedor: NCF, fecha, productos, ITBIS y total.
  • Si la compra ingresa al inventario, el almacén destino. Revisa Productos e inventario.
  • Permiso de registro de compras en tu rol.

Registrar una factura de proveedor​

  1. Abre Egresos → Compras → Facturas de Compra desde el menú lateral.
  2. Pulsa Nueva Factura en la barra superior derecha.
  3. En el bloque Proveedor, busca por nombre o Registro Nacional del Contribuyente (RNC). Si no existe, créalo desde el selector de proveedor.
  4. Indica los datos fiscales que vienen impresos en la factura:
    • NCF del proveedor: el número que el proveedor te asignó (B01, B14, B15 según corresponda).
    • Fecha de emisión: la que aparece en la factura del proveedor, no la de hoy.
    • Fecha de vencimiento: el plazo de pago acordado.
    • Tipo de documento fiscal: la clasificación que reportarás en el 606 (FacturaSuite trae el catálogo DGII precargado).
  1. En el bloque Líneas, agrega los productos o conceptos. Por cada línea:
    • Producto (si está en tu catálogo) o concepto libre.
    • Cantidad.
    • Costo unitario.
    • ITBIS: tasa aplicada en la factura del proveedor (18%, 16% o exento).
    • Almacén destino: solo si el producto entra al inventario.
  2. Si la factura incluye retenciones (ITBIS o ISR retenido al proveedor), captúralas en el bloque correspondiente. La aplicación calcula el neto a pagar.
  3. Verifica los totales: subtotal, ITBIS, retenciones y total. Deben coincidir exactamente con la factura física para evitar diferencias en el 606.
  4. Guarda. La factura queda en estado Borrador. Desde su detalle, pulsa Registrar para que entre al cálculo de cuentas por pagar y al reporte 606.

Asociar la factura a una orden de compra​

Si emitiste la orden de compra antes, el flujo recomendado es desde la propia orden:

  1. Abre la orden de compra desde Egresos → Compras → Órdenes de Compra.
  2. En el detalle, pulsa Convertir a Factura. Las líneas se cargan automáticamente con cantidades y precios pactados.
  3. Ajusta lo que llegó distinto a lo pedido (faltantes, sobrantes, precios cambiados).
  4. Confirma. La orden de compra queda enlazada y marcada como Facturada.

Más detalles en Órdenes de compra.

Vincular una recepción de mercancía​

Si la mercancía llegó antes que la factura y registraste la recepción en inventario, puedes enlazarla:

  1. Abre la factura en estado Borrador.
  2. Pulsa Vincular recepción en la barra de acciones.
  3. Selecciona la recepción pendiente del proveedor para asociarla. Las líneas y el almacén ya estarán definidos en la recepción original.

Si la mercancía llegó antes (sin factura), consulta Recibir mercancía sin factura y luego enlaza la recepción a la factura cuando llegue.

Verifica en la app.

El registro de pagos a facturas de compra y la generación de notas de débito no están expuestos hoy en la barra de acciones del detalle. Confirma con tu administrador qué flujo está habilitado en tu instancia antes de prometérselo a tu equipo.

Casos comunes​

Editar una factura en borrador​

Mientras la factura esté en estado Borrador:

  1. Abre la factura.
  2. Pulsa Editar. Modifica proveedor, líneas, NCF y datos fiscales.
  3. Guarda. Vuelves al detalle con los cambios aplicados.

Una vez registrada, los datos fiscales (NCF, fecha, total) afectan el reporte 606 y la edición queda limitada.

Cancelar una factura​

Cuando la factura del proveedor se anula o registraste por error:

  1. Abre la factura.
  2. Pulsa Cancelar en la barra de acciones.
  3. Confirma. La factura queda en estado Cancelada y se excluye de tus reportes activos. Sigue visible en el listado con filtro de canceladas.

Cargar facturas de servicios sin productos​

Para servicios (alquiler, internet, asesoría):

  1. En el formulario, agrega líneas con concepto libre sin asignar producto.
  2. No selecciones almacén — los servicios no afectan inventario.
  3. Registra la factura. El gasto entra al reporte 606 con el tipo de documento fiscal que asignaste.

Para gastos menores recurrentes (peajes, viáticos), considera el módulo de Gastos que está pensado para flujos más livianos.

Buscar facturas por NCF​

En el listado, el campo de búsqueda filtra por nombre del proveedor, número interno y NCF. Útil cuando el contador te pregunta por un NCF específico al revisar el 606.

Exportar el reporte 606​

Antes del 15 de cada mes:

  1. Abre Reportes → Reportes DGII desde el menú lateral.
  2. Selecciona el año y el mes a reportar.
  3. Pulsa Generar Excel 606. Descarga el archivo .xls que cargas en la Oficina Virtual de la DGII.

Para el cierre completo, consulta Cierre de mes.

Errores frecuentes​

Error: "NCF del proveedor inválido"

Causa: el NCF que digitaste no cumple el formato (B01XXXXXXXXXXX, etc.) o no aparece en el padrón de comprobantes válidos.

Solución: verifica el NCF físico de la factura. Si crees que el formato es correcto pero la aplicación lo rechaza, confirma con el proveedor. Si el proveedor está en lista negra DGII, no puedes deducir esa factura — registra el gasto sin reportarlo en el 606.

Error: "Total no coincide con suma de líneas"

Causa: la suma de líneas + ITBIS − retenciones difiere del total que escribiste.

Solución: revisa cada línea, costo unitario y tasa de ITBIS. Si la diferencia es por un descuento del proveedor, captúralo como descuento global en el formulario, no manipules el total.

Error: "RNC del proveedor no encontrado en DGII"

Causa: al crear el proveedor, el RNC no aparece en el padrón.

Solución: confirma el RNC con el proveedor. Si insiste en un RNC que no valida y aún así necesitas registrar la factura, tu administrador puede crearlo manualmente, pero esa compra no será deducible.

Error: "El proveedor no acepta este tipo de pago"

Causa: las condiciones del proveedor exigen método específico (por ejemplo, solo transferencia) y registraste otro.

Solución: edita las condiciones del proveedor en su detalle, o registra el pago con el método permitido. Las condiciones bloquean por default para evitar inconsistencias contables.

Atajo

Si registras muchas facturas de los mismos proveedores con conceptos repetidos, configura plantillas de compra en el detalle del proveedor: precarga líneas habituales y solo cambias monto y NCF.

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