Saltar al contenido principal

Importar productos desde Excel

Cuándo usar esta receta​

Usa esta receta cuando necesitas cargar muchos productos al sistema de una vez: al iniciar con FacturaSuite, al migrar desde otro software, al subir un nuevo catálogo de un proveedor, o al actualizar precios en bloque. Importar desde Excel evita capturar producto por producto y te garantiza que todos los datos quedan consistentes.

Ingredientes​

Antes de empezar, ten listo:

  • Acceso de administrador o rol con permiso para crear productos.
  • La plantilla oficial de productos descargada desde el sistema (no uses una plantilla propia).
  • Tu listado de productos con: nombre, código, precio, costo, Impuesto sobre Transferencias de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS).
  • Si manejas inventario: la cantidad inicial por producto.
  • Las categorías de productos creadas previamente en el sistema.

Pasos​

1. Descarga la plantilla oficial​

Entra a Inventario → Productos (/products-management/products). Presiona "Importar desde Excel" y luego "Descargar plantilla". El sistema entrega un archivo Excel con encabezados predefinidos y una hoja de instrucciones.

2. Llena la plantilla​

Abre el archivo y completa una fila por producto. Campos clave:

  • Código: identificador único del producto. Si ya existe, el sistema actualiza el producto en lugar de crearlo.
  • Nombre: descripción visible en factura.
  • Categoría: nombre exacto de una categoría existente en el sistema.
  • Precio de venta: monto sin ITBIS, en pesos dominicanos.
  • Costo: usado para inventario y márgenes.
  • ITBIS: porcentaje (18, 16, 0) o "exento".
  • Cantidad inicial: solo si manejas inventario para ese producto.
  • Unidad de medida: unidad, kilogramo, litro, hora.
tip

No agregues filas vacías ni cambies los nombres de las columnas. El validador rechaza la importación si los encabezados no coinciden.

3. Valida tu archivo localmente​

Antes de subirlo, revisa:

  • No hay códigos duplicados dentro del Excel.
  • Los precios y costos son números positivos sin formato de moneda.
  • Las categorías escritas existen en el sistema.
  • Las celdas no tienen espacios extra al inicio o al final.

4. Sube el archivo​

Vuelve a "Importar desde Excel" y arrastra el Excel completado, o presiona "Seleccionar archivo".

5. Revisa la vista previa​

El sistema muestra cuántas filas leyó, cuántas son nuevas, cuántas son actualizaciones y cuántas tienen errores. Cada fila con error muestra la causa: "categoría no existe", "precio no numérico", "código duplicado".

6. Corrige errores y reintenta​

Si hay filas con error:

  • Descarga el reporte de errores.
  • Corrige las filas problemáticas en tu Excel.
  • Vuelve a subir el archivo. Las filas ya importadas no se duplican porque el sistema usa el código como llave.

7. Confirma la importación​

Cuando todas las filas estén verdes, presiona "Confirmar importación". El sistema crea o actualiza los productos. Recibirás un resumen con cuántos productos se crearon y cuántos se actualizaron.

aviso

Una vez confirmada la importación, no hay deshacer masivo. Si te equivocaste, vas a corregir producto por producto o subir un Excel correctivo.

Verificación​

Confirma que la importación quedó bien:

  • Entra al listado de productos y filtra por la categoría importada.
  • El conteo de productos coincide con las filas del Excel.
  • Abre 3 a 5 productos al azar y revisa precio, costo, ITBIS, cantidad inicial.
  • Crea una factura de prueba que incluya un producto importado: el ITBIS debe calcularse correcto.

Variaciones​

Actualizar precios masivamente: descarga la plantilla, exporta tus productos actuales, modifica solo la columna de precio y reimporta. El sistema actualiza los productos existentes por código.

Importar productos sin inventario: deja la columna de cantidad inicial vacía. El producto queda como servicio o producto sin control de stock.

Importar desde otro sistema: ver Migrar desde otro sistema. Mapea las columnas del export del sistema antiguo a la plantilla oficial.

Catálogo grande (más de 5,000 filas): divide el Excel en lotes de 1,000 a 2,000 filas para evitar timeouts y poder corregir errores por bloque.

Páginas relacionadas​