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Migrar desde otro sistema

Cuándo usar esta receta​

Usa esta receta cuando dejas un sistema anterior (otro software de facturación, Excel, sistema casero) y mueves toda tu operación a FacturaSuite. Una migración bien planificada evita facturas duplicadas, secuencias rotas y saldos descuadrados desde el día uno. La clave es definir una fecha de corte y migrar por capas: catálogos primero, saldos iniciales después, operación corriente al final.

Ingredientes​

Antes de empezar, ten listo:

  • Fecha de corte: día específico desde el cual operarás 100% en FacturaSuite (ej. primer día de un mes nuevo).
  • Acceso al sistema anterior para exportar datos.
  • Plantillas oficiales de FacturaSuite descargadas (productos, clientes).
  • Saldos iniciales al día anterior al corte: caja, bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventario.
  • Secuencias de Número de Comprobante Fiscal (NCF) activas y disponibles. Ver Secuencias fiscales.
  • Configuración de empresa completa: razón social, Registro Nacional del Contribuyente (RNC), dirección, logo. Ver Configurar empresa.

Pasos​

1. Define la fecha de corte​

Escoge un día limpio (típicamente el primer día de un mes). Antes de esa fecha:

  • El sistema anterior es la fuente única de verdad.
  • Cierras el mes anterior allí.
  • Generas reportes finales del sistema anterior.

Desde la fecha de corte:

  • Toda nueva factura, gasto, cobro y pago se registra solo en FacturaSuite.
  • El sistema anterior queda en modo solo lectura para consulta histórica.
aviso

No facturas en paralelo en ambos sistemas. Causa duplicados, NCF mal asignados y reportes 606 y 607 incorrectos.

2. Configura tu empresa en FacturaSuite​

Sigue las recetas de onboarding antes de migrar datos:

3. Migra el catálogo de productos​

Exporta el catálogo del sistema anterior a Excel. Mapea sus columnas a la plantilla oficial de productos de FacturaSuite. Sigue Importar productos desde Excel.

Decide:

  • ¿Migras todo el catálogo histórico o solo productos activos? Mover solo activos mantiene tu sistema limpio.
  • ¿Mantienes los códigos de producto del sistema anterior? Recomendado: mantén los mismos códigos para no confundir al equipo.

4. Migra el catálogo de clientes​

Hoy la importación masiva de clientes por Excel no está disponible en autoservicio. Tienes dos opciones:

  • Capturar cada cliente desde Clientes → "+ Agregar Clientes" (/customers/create).
  • Coordinar una migración asistida con soporte de FacturaSuite. Ver detalle en Importar clientes desde Excel.

Decide:

  • ¿Migras solo clientes activos (con compras en últimos 12 meses) o todos?
  • Si tienes muchos consumidores finales sin RNC, considera dejar solo "Cliente genérico" y crear los demás bajo demanda.

5. Migra proveedores​

Si tu sistema anterior los maneja como un catálogo aparte, captura cada proveedor desde Compras → Proveedores (/suppliers/list) o coordina la migración asistida con soporte.

6. Carga saldos iniciales​

Esta es la parte más sensible. Al día de corte, captura en FacturaSuite los saldos del sistema anterior:

  • Saldos de caja y bancos: registra un asiento de apertura desde Contabilidad → Asientos Contables (/accounting/journal/create) por cada cuenta. Ver Bancos.
  • Cuentas por cobrar: por cada factura emitida que aún no está cobrada en el sistema anterior, captura una "factura abierta" (sin emitir nuevamente con NCF) o un asiento contable que represente el saldo pendiente del cliente.
  • Cuentas por pagar: igual que cobrar, pero para facturas de proveedor pendientes de pago.
  • Inventario inicial: por cada producto, registra la cantidad inicial y el costo promedio del sistema anterior. Esto puede hacerse desde la plantilla de productos o como ajuste de inventario.
  • Activos fijos: si llevas contabilidad completa, registra los activos con su depreciación acumulada.
tip

Tu contador debe firmar los saldos iniciales. No avances al siguiente paso sin esta validación.

7. Operación desde la fecha de corte​

A partir de la fecha de corte, opera 100% en FacturaSuite:

  • Emite todas las facturas con NCF aquí.
  • Captura todas las compras y gastos aquí.
  • Registra cobros y pagos aquí.
  • Concilia bancos aquí.

8. Cierra el primer mes en FacturaSuite​

Al fin del primer mes operando, sigue:

Compara los totales contra el comportamiento histórico del sistema anterior para validar que todo capturó bien.

Verificación​

Confirma que la migración es exitosa:

  • El catálogo de productos en FacturaSuite coincide en cantidad y datos con el del sistema anterior.
  • El catálogo de clientes coincide.
  • Los saldos iniciales (caja, bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar) cuadran con los del sistema anterior al día anterior al corte.
  • El inventario físico coincide con las cantidades cargadas.
  • La primera factura emitida en FacturaSuite tiene NCF correcto y consecutivo.
  • El primer reporte 606 y 607 generados pasan validación DGII.

Variaciones​

Migración a mitad de mes: posible, pero complica la presentación del 606/607 del mes en curso (parte en sistema anterior, parte en FacturaSuite). Si es inevitable, consolida ambos reportes manualmente para ese único mes.

Migración con histórico completo: si quieres tener el histórico de años anteriores en FacturaSuite, considera importar solo los catálogos y saldos. Importar facturas históricas con NCF puede romper consecutivos. Mantén el sistema anterior en solo lectura para consulta histórica.

Múltiples empresas: repite el flujo por cada Registro Nacional del Contribuyente (RNC). Si las gestiona un contador, considera Espacio Contador.

Migración asistida: el equipo de FacturaSuite puede acompañarte en migraciones grandes. Contacta soporte antes de empezar.

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