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Facturación

El módulo de Facturación es el corazón operativo de FacturaSuite. Desde aquí emites facturas con Número de Comprobante Fiscal (NCF), las envías al cliente, registras pagos y mantienes el historial fiscal exigido por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII). Lo encuentras en el menú lateral bajo Ingresos → Facturas.

Esta página cubre el flujo completo: desde crear una factura puntual hasta automatizar emisiones repetitivas con facturas recurrentes.

Antes de empezar

Necesitas tres cosas configuradas para emitir tu primera factura:

Crear una factura​

  1. Abre Ingresos → Facturas desde el menú lateral. Verás el listado con todas las facturas emitidas, ordenadas por fecha de creación descendente.

  2. Pulsa el botón + Nueva Factura ubicado en la barra superior derecha del listado. Se abre el formulario de emisión con el layout tipo papel (PaperInvoiceLayout) y un badge Borrador en la barra superior mientras editas.

  3. En el bloque Cobrar A, busca al receptor de la factura. Puedes filtrar por nombre, RNC o cédula. Si el cliente no existe, créalo desde el módulo Clientes antes de continuar.

  4. Verifica las fechas en la barra meta del documento:

    • Fecha Emisión: día en que generas la factura.
    • Fecha Vencimiento: vigencia del comprobante o plazo de pago.

    El tipo de comprobante fiscal (eCF 31, 32, 34 — Crédito Fiscal Electrónico, Consumo Electrónico, Nota de Crédito Electrónica, etc., o NCF tradicionales B01/B02/B14/B15) se asigna automáticamente al emitir según la secuencia activa de tu empresa y el tipo de cliente seleccionado.

  1. En la tabla de productos, agrega líneas con el botón Agregar Producto (o Agregar primer producto si la tabla está vacía). Se abre el buscador. Cada línea pide:
    • Cantidad: mayor a 0.
    • Precio Unit.: lo trae del catálogo, pero puedes sobrescribirlo si tu usuario tiene el permiso de override.
    • Desc.%: en porcentaje, entre 0 y 100.
    • Impuesto: ITBIS al 18% por defecto, o exento según la configuración del producto.
  2. Si necesitas aplicar un Desc. Global sobre el subtotal, escríbelo en el bloque de totales eligiendo entre porcentaje (%) o valor fijo (símbolo de la moneda).
  3. Selecciona la Moneda. Si emites en una moneda distinta a la base de tu empresa, FacturaSuite carga la tasa de cambio del día desde Banco Central; puedes ajustarla manualmente en el campo Tasa de Cambio que aparece automáticamente.
  4. Elige el Almacén de salida. La factura descontará el stock del almacén que selecciones.
  5. Define el Método de Pago: contado, crédito, transferencia, tarjeta, cheque, etc.
  1. Revisa el panel de totales: Base, Subtotal, Impuestos, Desc. Global y TOTAL. Confirma que el monto coincide con lo acordado con el cliente.
  2. Pulsa Guardar en la barra inferior fija para emitir la factura. Si necesitas descartar los cambios, pulsa Cancelar.

Enviar una factura por correo​

Después de emitir, FacturaSuite abre el detalle de la factura. Desde ahí:

  1. Pulsa Enviar por correo en la barra de acciones del detalle.
  2. Verifica el correo del cliente. Si el cliente tiene varios contactos, márcalos en CC.
  3. El asunto y el cuerpo del mensaje vienen pre-rellenados con la plantilla de tu empresa, pero puedes editarlos antes de enviar.
  4. Adjunta el PDF de la factura (incluido por defecto) y, si emites comprobante electrónico (e-CF), también el XML firmado.
  5. Pulsa Enviar. El sistema registra la fecha y el destinatario en el historial de la factura.

Registrar pagos​

  1. Abre la factura desde el listado.
  2. En la barra de acciones, pulsa Registrar pago.
  3. Indica el monto (puede ser parcial), la fecha y el método (efectivo, transferencia, tarjeta, cheque, depósito).
  4. Selecciona la cuenta bancaria que recibirá el dinero. Esto alimenta tu módulo de Bancos.
  5. Si es un pago en moneda distinta a la de la factura, ajusta la tasa de cambio.
  6. Pulsa Guardar pago. El estado de la factura cambia a Pagada parcialmente o Pagada según el saldo.

Casos comunes​

Editar una factura en borrador​

Mientras la factura no se haya emitido (sin NCF asignado), puedes editar todo:

  1. Abre la factura desde el listado.
  2. Pulsa Editar en la barra de acciones.
  3. Modifica cliente, productos, fechas o totales.
  4. Guarda los cambios. El borrador conserva el mismo identificador interno.

Una vez emitida, los datos fiscales y los productos quedan bloqueados. Para corregirla, sigue el flujo de notas de crédito.

Anular una factura emitida​

La DGII no permite eliminar una factura ya emitida. La forma correcta de invalidarla es anularla:

  1. Abre la factura emitida.
  2. Pulsa Anular en el menú de acciones.
  3. Indica el motivo de anulación (corrección de error, cancelación de la operación, etc.).
  4. Confirma. El NCF queda registrado como anulado en tu reporte 608 y la factura queda en estado Anulada.

Si la factura ya fue cobrada, debes emitir una nota de crédito en lugar de anularla. Consulta Notas de crédito y débito.

Duplicar una factura​

Si necesitas crear una factura similar a una anterior:

  1. Abre la factura origen.
  2. En el menú de acciones, pulsa Duplicar.
  3. Se abre un nuevo formulario con cliente, productos y montos copiados. La fecha y el NCF quedan vacíos para que asignes nuevos.
  4. Ajusta lo que necesites y emite normalmente.

Convertir una cotización aprobada en factura​

Si la venta nació como cotización, no la vuelvas a tipear:

  1. Abre la cotización aprobada desde Ingresos → Cotizaciones.
  2. Pulsa Convertir a factura en el detalle.
  3. Revisa los datos en el formulario que se abre, completa el NCF y emite. La cotización queda enlazada a la factura resultante.

Más detalles en Cotizaciones.

Exportar el listado de facturas​

  1. En el listado, ajusta los filtros de fecha y cliente que necesites.
  2. Pulsa el botón Exportar en la barra superior.
  3. Elige el formato: Excel para análisis, PDF para imprimir, o CSV para importar a otro sistema.

Facturas recurrentes​

Verifica en la app antes de seguir.

La automatización de facturas recurrentes con plantilla, frecuencia y emisión programada aún no está disponible en el menú de Ingresos → Facturas del frontend. Si tu empresa necesita este flujo, registra cada factura manualmente o duplica una factura previa con el botón Duplicar del listado.

Errores frecuentes​

Error: "No hay secuencias NCF disponibles"

Causa: tu empresa no tiene una secuencia fiscal activa para el tipo de comprobante seleccionado, o agotó el rango asignado por DGII.

Solución: ve a Secuencias fiscales y registra una nueva secuencia. Si la actual venció, consulta FAQ: Secuencia vencida.

Error: "El RNC del cliente no es válido"

Causa: el RNC tiene menos de 9 dígitos, no pasa el dígito verificador, o no existe en el padrón DGII.

Solución: verifica el RNC en el portal DGII. Si el cliente es persona física, usa la cédula y selecciona tipo B02. En FacturaSuite puedes buscar al cliente por RNC desde el alta y autocompleta los datos directamente desde DGII.

Error: "Stock insuficiente en el almacén"

Causa: la cantidad facturada supera lo disponible en el almacén seleccionado.

Solución: cambia de almacén si tienes stock en otro, registra una recepción de mercancía, o ajusta la cantidad. Consulta Recibir mercancía sin factura si recién llega inventario.

Error: "El NCF asignado fue rechazado por DGII"

Causa: si emites e-CF, el XML firmado puede ser rechazado por errores de formato, certificado vencido o RNC en la lista negra.

Solución: revisa el log de envío en el detalle de la factura. La causa específica viene en el mensaje de DGII. Para reintentar, pulsa Reenviar a DGII después de corregir.

Tip

Usa los filtros de la barra superior del listado para acotar por estado (Borrador, Emitida, Pagada, Cancelada, Atrasada), tipo de comprobante (eCF 31, 32, 34, 41, 43, 44, 45, 46, 47) y rango de fechas. El campo Buscar acepta cliente, RNC, NCF o número de factura.

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