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Invita a tu equipo o a tu contador

En esta página vas a sumar a tu equipo de trabajo dentro de FacturaSuite: vendedores, cajeros, almacenistas, administradores y, si trabajas con uno externo, tu contador. Al terminar, cada persona tendrá su propio acceso con el rol y permisos apropiados.

Antes de empezar

Necesitas:

  • Empresa configurada con Registro Nacional del Contribuyente (RNC).
  • Saber el correo electrónico de cada persona que vas a invitar.
  • Decidir el rol de cada uno (más abajo te explicamos cuáles existen).
  • Permisos de Admin sobre la empresa para invitar usuarios.

Roles disponibles​

FacturaSuite trae roles predefinidos. Cada rol incluye un conjunto de permisos sobre los módulos. Los más usados son:

  • Admin. Administrador. Acceso total a todos los módulos y configuración del producto.
  • User. Rol estándar para colaboradores. Acceso operativo según permisos asignados al rol.
nota

FacturaSuite trae los roles base Admin y User. Puedes crear roles personalizados con permisos a la medida desde Configuración → Sistema → Usuarios → Roles (/user-management/roles) si necesitas roles como Contador, Vendedor, Cajero, Almacén, etc.

Paso 1. Abre el módulo de usuarios​

  1. En el menú lateral, ve a Configuración → Sistema → Usuarios → Lista de Usuarios (/user-management/users).
  2. Verás la lista de usuarios actuales de tu empresa.
  3. Haz clic en Agregar usuario.

Paso 2. Llena los datos del invitado​

En el diálogo que se abre completa:

  1. Nombre. Nombre real de la persona.
  2. Apellido. Apellido.
  3. Correo electrónico. Será su usuario de inicio de sesión. Asegúrate de que tenga acceso permanente a ese correo.
  4. Contraseña. Mínimo 6 caracteres. Comparte la contraseña inicial con la persona; le pedirás que la cambie al primer inicio de sesión (o al activarse, recibe correo para definirla).
  5. Empresas. Si eres dueño (Owner) de varias empresas, te aparece un selector de checkboxes. Marca a qué empresas tendrá acceso este usuario. Si solo tienes una empresa, FacturaSuite la asigna automáticamente y oculta el selector.
  6. Rol. Aparece después de seleccionar empresa(s). FacturaSuite muestra solo los roles comunes entre las empresas elegidas (importante si invitas a alguien a varias empresas a la vez: el rol debe existir igual en cada una).

Paso 3. Confirma y envía​

Haz clic en Agregar usuario. FacturaSuite:

  1. Crea la cuenta del usuario en cada empresa seleccionada con el rol asignado.
  2. Le envía un correo con instrucciones para iniciar sesión.
  3. Lo agrega a la lista de usuarios.

El invitado puede entrar de inmediato con el correo y la contraseña que definiste.

Paso 4. Verifica el acceso​

En la lista de usuarios verás al nuevo miembro. Haz clic sobre la fila para abrir el detalle. Desde ahí puedes:

  • Editar datos básicos y rol asignado.
  • Activar o desactivar el acceso del usuario.
  • Restablecer su contraseña (requiere tu contraseña de admin).
  • Eliminar al usuario.

Caso especial: invitar a tu contador externo (Espacio Contador)​

Si tu contador trabaja con varios clientes (no solo contigo), conviene usar el flujo Espacio Contador. En este modelo, el contador tiene su propia cuenta y desde ella accede a todas las empresas que le dan acceso.

Si el contador todavía no está en FacturaSuite​

  1. Pídele que se registre en /signup/contador. Recibirá su propio panel especializado.
  2. Una vez registrado, te envía su correo de FacturaSuite.
  3. Tú, en tu empresa, vas a Configuración → Sistema → Usuarios → Lista de Usuarios y lo invitas con ese correo y rol Contador.
  4. La próxima vez que el contador entre, verá tu empresa en su panel de Cartera.

Si el contador ya tiene cuenta de Espacio Contador​

Algunos contadores prefieren que el cliente los invite directamente. El flujo es el mismo: agrégalo desde Usuarios con su correo registrado. La asociación se hace automáticamente al iniciar sesión.

Qué ve el contador en su Espacio​

  • Cartera. Lista de todos los clientes que le dieron acceso. Cambia entre empresas con un clic.
  • Herramientas contables. Reportes 606, 607, IT-1, conciliaciones bancarias, libro diario, balanzas.
  • Referidos. Programa de invitar nuevas empresas y ganar comisiones.

Más detalle en Espacio Contador.

Casos comunes​

Cambiar el rol de un usuario existente​

  1. Ve a Configuración → Sistema → Usuarios → Lista de Usuarios.
  2. Haz clic sobre el usuario.
  3. Selecciona el nuevo rol y guarda.

El cambio aplica de inmediato. La próxima acción del usuario reflejará los nuevos permisos.

Eliminar acceso de un usuario​

En el detalle del usuario, desactiva su acceso para suspenderlo temporalmente, o elimínalo definitivamente. Sus comprobantes históricos siguen visibles aunque ya no pueda iniciar sesión.

Crear un rol personalizado​

  1. Ve a Configuración → Sistema → Usuarios → Roles (/user-management/roles).
  2. Haz clic en Add Role.
  3. Define nombre, nombre para mostrar y marca los permisos a otorgar.
  4. Guarda.

Después puedes asignar este rol al invitar usuarios.

Invitar a alguien a múltiples empresas a la vez​

Si eres dueño (Owner) de varias empresas y quieres dar acceso a la misma persona en todas (un contador, un administrador general):

  1. En el diálogo de Agregar usuario, marca todas las empresas relevantes.
  2. FacturaSuite te muestra los roles comunes entre ellas. Si necesitas que el rol sea distinto por empresa, invítalo separado en cada una.

Restablecer contraseña de un usuario​

En el detalle del usuario, haz clic en Restablecer contraseña. Para confirmar, ingresa tu contraseña de admin y la nueva contraseña que tendrá el usuario. El propio usuario puede usar ¿Olvidaste tu contraseña? desde la pantalla de login.

Errores frecuentes​

Error: "El correo ya está registrado"

Causa. Existe ya una cuenta de FacturaSuite con ese correo (en otra empresa o como cuenta personal).

Solución. No es un problema. Si la persona ya tiene cuenta, FacturaSuite la asocia a tu empresa con el rol que le diste. Solo confirma que la persona reconoce ese correo.

Error: "No hay roles comunes entre las empresas seleccionadas"

Causa. Estás invitando a alguien a varias empresas, pero ninguna comparte un rol con el mismo nombre.

Solución. Crea el rol con el mismo nombre en cada empresa, o invítalo por separado en cada una con el rol correspondiente.

Error: "No tienes permiso para invitar usuarios"

Causa. Tu rol actual no incluye permiso de gestión de usuarios.

Solución. Pide a un Admin que te dé permiso, o que haga la invitación por ti.

El usuario no recibe el correo

Causa. Probablemente cayó en spam o el dominio del correo bloquea servidores externos.

Solución. Pídele que revise spam. Si no llega, comparte directamente la URL de login (/signin) y la contraseña que definiste. El usuario podrá entrar y cambiar la contraseña desde su perfil.

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