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Productos e inventario

El módulo de productos e inventario reúne dos áreas que trabajan juntas: el catálogo (qué vendes y a qué precio) y el inventario (cuánto tienes en cada almacén y cómo se mueve). Si vendes servicios puros, solo necesitas el catálogo. Si manejas mercadería física, dependes del inventario para no vender lo que no tienes.

Lo encuentras en el menú lateral bajo Inventario → Productos (catálogo) y Inventario → Stock (submenú con Por Almacén, Movimientos, Ajustes y Recepciones).

Antes de empezar

Para sacar provecho del módulo necesitas:

  • Al menos un almacén creado. Lo configuras en Inventario → Almacenes. La mayoría de empresas arrancan con uno solo.
  • Las unidades de medida que usas (unidad, caja, kg, hora). FacturaSuite trae las comunes precargadas en Inventario → Unidades.
  • Las tasas de Impuesto sobre Transferencias de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS) configuradas: 18% estándar, 16% reducida, 0% exento.
  • Si vas a importar masivamente, ten lista la plantilla Excel con tus productos.

Crear un producto​

  1. Abre Inventario → Productos desde el menú lateral. Verás el listado con todos los productos del catálogo.
  2. Pulsa + Agregar producto en la barra de acciones del listado. Se abre un diálogo modal con un selector arriba que te permite elegir entre Producto (bien físico que afecta inventario) o Servicio (no afecta inventario).
  3. Completa los datos del producto:
    • Nombre: nombre comercial visible en facturas.
    • Categoría: agrupa productos para reportes y filtros (se elige de las creadas en Inventario → Categorías).
    • Impuesto: tasa de ITBIS aplicable (se elige del catálogo configurado en Configuración → Fiscal → Tasas de Impuestos).
    • Activo: switch para habilitar o deshabilitar el producto.
    • Atributos: marca los atributos aplicables (Es Inventariable, Se Compra, No Controlar Stock, etc.).
  4. Si elegiste Producto (o estás creando uno nuevo), completa la sección Precio y Stock:
    • Nombre de la presentación: por defecto se usa el nombre del producto.
    • Código de barras: opcional. Si lo dejas vacío, se genera automáticamente.
    • Unidad: unidad de medida.
    • Precio de costo: costo real de adquisición.
    • Margen (%): porcentaje de ganancia. El Precio de venta se calcula automáticamente desde costo + margen, pero puedes establecerlo manualmente.
    • Stock: existencia inicial del producto.
    • Stock mínimo y Stock máximo: niveles para alertas de reposición.
    • Descripción: detalle adicional opcional.
  5. Si es Servicio, los campos de stock se ocultan automáticamente.
  1. Pulsa Crear para guardarlo, o Cancelar para descartar.

Cargar el stock inicial​

Crear el producto no le da stock. Para registrar el inventario inicial:

  1. Abre Inventario → Stock → Ajustes.
  2. Pulsa + Nuevo ajuste.
  3. Selecciona el almacén y el tipo de ajuste: Inventario inicial.
  4. Agrega cada producto con la cantidad de partida y, si aplica, el costo unitario.
  5. Confirma el ajuste. El stock queda disponible para vender.

Importar productos desde Excel​

Si tienes muchos productos, no los crees uno por uno:

  1. En el listado de Inventario → Productos, pulsa Importar desde Excel en la barra superior derecha de la página.
  2. Descarga la plantilla Excel desde el diálogo. Tiene columnas obligatorias (código, nombre, precio) y opcionales (descripción, categoría, tasa de impuesto, costo, unidad, stock inicial, almacén).
  3. Llena la plantilla. Una fila por producto.
  4. Sube el archivo. La aplicación valida fila por fila: revisa códigos duplicados, formatos numéricos, tasas existentes y categorías.
  5. La pantalla de validación muestra:
    • Filas correctas listas para importar.
    • Filas con errores y la causa específica (por ejemplo, "categoría no existe", "precio negativo").
  6. Corrige las filas con error en el Excel y vuelve a subirlo, o pulsa Importar válidas para crear solo las correctas y revisar el resto después.
  7. Si marcaste Actualizar existentes, los productos con código ya en la base se actualizan en lugar de crearse duplicados.

Para una guía completa con tips de mapeo, consulta Importar productos desde Excel.

Recepción de mercancía​

Cuando entra mercadería al almacén (sea con factura del proveedor o sin ella), registras una recepción para sumar al stock.

Recepción asociada a una factura de proveedor​

Si recibiste una factura del proveedor y entró la mercancía:

  1. Abre Egresos → Compras → Facturas de Compra.
  2. Crea o abre la factura de compra.
  3. Desde el detalle, pulsa Generar recepción. Las líneas de la factura se convierten en líneas de recepción con cantidades sugeridas.
  4. Ajusta las cantidades si llegó menos de lo facturado o si hay merma.
  5. Selecciona el almacén destino.
  6. Confirma. El stock se incrementa y la factura queda enlazada a la recepción.

Recepción sin factura (mercancía adelantada)​

Cuando el proveedor entrega antes de mandarte la factura:

  1. Abre Inventario → Stock → Recepciones.
  2. Pulsa + Nueva recepción.
  3. Selecciona el proveedor y el almacén destino.
  4. Agrega las líneas con producto, cantidad y costo unitario.
  5. Si esperas la factura del proveedor pronto, marca Pendiente de factura. Cuando la factura llegue, podrás enlazarla desde el detalle.
  6. Confirma. El stock entra al almacén con costo registrado.

Consulta la receta paso a paso en Recibir mercancía sin factura.

Movimientos de inventario​

Todo cambio en el stock queda registrado en Inventario → Stock → Movimientos:

  • Entrada por compra: facturas y recepciones de proveedor.
  • Salida por venta: facturas y POS.
  • Devolución de cliente: notas de crédito por devolución.
  • Devolución a proveedor: notas de débito de compra.
  • Ajustes: positivos y negativos por inventario físico, mermas, donaciones.
  • Transferencias: movimiento entre almacenes propios.

Cada movimiento muestra fecha, producto, cantidad, costo, almacén y documento de origen. Es la fuente de verdad para auditar diferencias.

Casos comunes​

Editar un producto​

  1. Abre el producto desde el listado.
  2. Pulsa Editar en la barra de acciones.
  3. Modifica precio, descripción, categoría, etc.
  4. Guarda. Las facturas ya emitidas conservan los datos del momento de emisión.

Inactivar un producto​

Cuando dejas de venderlo pero quieres preservar histórico:

  1. Abre el producto.
  2. Marca el switch Activo como inactivo.
  3. Desaparece de los selectores de factura, cotización y POS, pero sigue visible en reportes.

Hacer una transferencia entre almacenes​

  1. Abre Inventario → Stock → Movimientos.
  2. Pulsa + Nueva transferencia.
  3. Selecciona almacén origen y almacén destino.
  4. Agrega productos con la cantidad a mover.
  5. Confirma. El stock sale del origen y entra al destino con el movimiento registrado.

Hacer un ajuste por merma o pérdida​

Si descubres faltantes en inventario físico o productos vencidos:

  1. Abre Inventario → Stock → Ajustes.
  2. Pulsa + Nuevo ajuste.
  3. Selecciona tipo Salida por merma o Salida por vencimiento.
  4. Agrega los productos con la cantidad a dar de baja.
  5. Confirma. El stock se descuenta y queda registrado para tu reporte de mermas.

Hacer un inventario físico​

Para reconciliar lo que dice el sistema con lo que hay en bodega:

  1. Abre Inventario → Trazabilidad → Inventario Físico.
  2. Pulsa + Nuevo conteo.
  3. Selecciona el almacén. La aplicación genera una hoja con todos los productos y su stock teórico.
  4. Imprime la hoja, cuenta físicamente y registra las cantidades reales.
  5. La aplicación calcula diferencias y, al confirmar, genera ajustes automáticos para cuadrar.

Recibir alertas de stock bajo​

En Inventario → Productos, los productos con stock por debajo del mínimo aparecen marcados en rojo. El dashboard también muestra una tarjeta con productos próximos a quedar sin stock.

Ver vencimientos próximos​

Si manejas productos con lote y fecha de vencimiento, abre Inventario → Trazabilidad → Alertas Vencimiento para ver qué lotes vencen en los próximos 30, 60 o 90 días.

Errores frecuentes​

Error: "Stock insuficiente para emitir factura"

Causa: la cantidad facturada supera el stock disponible en el almacén seleccionado.

Solución: revisa el almacén correcto, registra la recepción pendiente, o ajusta el inventario si hay diferencia con el conteo físico. Para evitar bloqueos en ventas urgentes, tu administrador puede habilitar el permiso de vender con stock negativo, pero quedan registrados como deuda contra el almacén.

Error: "Código de producto duplicado"

Causa: al crear o importar, el código que asignas ya existe en otro producto.

Solución: usa un código distinto, o si es el mismo producto, edita el existente en lugar de crear uno nuevo. En la importación, marca Actualizar existentes para sobrescribir.

Error: "Producto sin tasa de impuesto asignada"

Causa: intentas guardar un bien sin elegir tasa de ITBIS.

Solución: en el formulario, asigna la tasa correcta (18% estándar para la mayoría de productos, 0% para exentos). Si la tasa no existe, créala desde Configuración → Fiscal → Tasas de Impuestos.

Error: "El almacén no está habilitado para este producto"

Causa: intentas vender o recibir desde un almacén que no figura en la lista de almacenes habilitados del producto.

Solución: edita el producto y agrega el almacén en el bloque de inventario, o cambia al almacén correcto en la operación.

Atajo

Si vendes los mismos productos repetidamente, marca tus favoritos: en el listado de productos, el icono de estrella los pone arriba en el POS y en el selector de facturas para acceso instantáneo.

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