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Notas de crédito y débito

Una factura emitida con Número de Comprobante Fiscal (NCF) no se puede borrar ni modificar — la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) ya tiene constancia. Para corregir errores, devolver mercancía o cobrar cargos adicionales, emites notas. Las notas de crédito restan valor al cliente; las notas de débito suman. Ambas se administran desde el menú Ingresos en la barra lateral (Notas de Crédito y Notas de Débito son items separados).

DocumentoTipo NCFCuándo emitirla
Nota de créditoB04Devoluciones, descuentos posteriores, anulaciones parciales, errores.
Nota de débitoB03Cargos adicionales después de la factura: intereses, ajustes al alza.
Antes de empezar

Para emitir una nota necesitas:

  • La factura original ya emitida y en estado válido (no anulada).
  • Una secuencia fiscal activa para B04 (notas de crédito) o B03 (notas de débito). Revisa Secuencias fiscales.
  • Permiso de emisión de notas en tu rol. Consulta con tu administrador en Usuarios y permisos.

Crear una nota de crédito​

  1. Abre Ingresos → Notas de Crédito desde el menú lateral.
  2. Pulsa Nueva Nota de Crédito en la barra superior derecha.
  3. En el formulario, busca y selecciona la factura origen. La aplicación carga automáticamente cliente, productos, totales y NCF original.
  4. Selecciona la razón de la nota:
    • Devolución de mercancía: el cliente regresó productos.
    • Devolución por defecto: el producto vino dañado o no funciona.
    • Anulación de operación: la venta completa se cancela.
    • Corrección de precio: facturaste un precio incorrecto y debes ajustar a la baja.
    • Descuento o bonificación: aplicas una rebaja posterior a la facturación.
    • Error en facturación: cualquier otro error material en la factura original.
    • Otros: motivo libre. Justifica en el campo de notas.
  5. Define el alcance de la nota:
    • Total: la nota cubre el monto completo de la factura. Esto deja la operación sin efecto fiscal.
    • Parcial: solo afectas algunas líneas o una parte del monto. Edita las cantidades en cada línea.
  1. Si la nota es parcial, ajusta las líneas: edita la cantidad a devolver o el monto a acreditar. Las líneas no afectadas se eliminan del documento.
  2. Confirma la fecha de emisión y revisa los totales. La nota debe sumar exactamente el valor que estás restando.
  3. Pulsa Emitir nota de crédito. Se asigna un NCF B04 y la factura origen queda marcada como Con nota de crédito.

Razones que exigen nota total​

DGII clasifica algunas razones bajo el código 1 (AnulaNCF), que requieren cancelar la factura completa con una sola nota. No se permiten notas parciales en estos casos:

  • Devolución de mercancía.
  • Devolución por defecto.
  • Anulación de operación.

FacturaSuite bloquea automáticamente la edición de líneas cuando seleccionas una de estas razones y emite la nota por el saldo total.

Crear una nota de débito​

  1. Abre Ingresos → Notas de Débito desde el menú lateral.
  2. Pulsa Nueva Nota de Débito en la barra superior derecha.
  3. Selecciona la factura origen asociada al cargo adicional.
  4. Indica la razón: intereses por mora, ajuste de tipo de cambio, recargo por servicio adicional u otros.
  5. Agrega las líneas con el monto del cargo. Cada línea pide concepto, cantidad, precio e Impuesto sobre Transferencias de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS) si aplica.
  6. Verifica los totales y pulsa Emitir nota de débito. Se asigna un NCF B03.

Casos comunes​

Devolución completa con reembolso​

Cuando el cliente devuelve toda la mercancía y ya pagó:

  1. Emite una nota de crédito total sobre la factura, con razón Devolución de mercancía.
  2. Verifica que la mercancía ingrese a tu inventario. La nota de crédito por devolución reingresa stock al almacén original automáticamente.
  3. Registra el reembolso desde Bancos o desde el detalle del pago original. Consulta Devolución a cliente para el flujo completo.

Aplicar la nota como saldo a favor​

Si el cliente no pidió reembolso y prefiere usar el monto en compras futuras:

  1. Emite la nota de crédito normalmente.
  2. La aplicación crea un saldo a favor en la cuenta del cliente.
  3. En la próxima factura, pulsa Aplicar crédito en el bloque de pago para descontar del total.

Asociar nota de crédito con devolución parcial al inventario​

Si la nota es por una línea específica y debe reingresar stock:

  1. En el formulario, selecciona la línea a devolver y ajusta la cantidad.
  2. Marca la opción Devolver al inventario (activada por defecto en razón Devolución de mercancía).
  3. Selecciona el almacén destino del reingreso.
  4. Al emitir, el sistema genera un movimiento de inventario tipo Devolución de cliente vinculado a la nota.

Anular una nota emitida​

Una nota de crédito o débito ya emitida no se borra. Si fue un error:

  1. Emite una nota del tipo opuesto sobre el mismo NCF original con la razón Error en facturación.
  2. Documenta en el campo de notas qué pasó.

Esto deja constancia clara para el reporte 607 / 608 que envías a DGII.

Buscar notas asociadas a una factura​

Desde el detalle de cualquier factura:

  1. Baja al bloque Documentos relacionados.
  2. Verás todas las notas de crédito y débito emitidas contra esa factura, con NCF, fecha, razón y monto.
  3. Haz clic en cualquiera para abrir su detalle.

Errores frecuentes​

Error: "El monto de la nota excede el saldo de la factura"

Causa: intentas emitir una nota por más de lo que queda disponible. Si la factura ya tuvo notas de crédito previas, el saldo cubrible disminuye.

Solución: ajusta el monto de la nota a no más del saldo restante. Revisa en el detalle de la factura el bloque Documentos relacionados para ver qué ya se acreditó.

Error: "Razón seleccionada no permite nota parcial"

Causa: seleccionaste una razón clasificada como AnulaNCF (devolución, defecto, anulación) en una nota parcial.

Solución: cambia a razón Corrección de precio, Descuento o Error en facturación si necesitas afectar solo parte de la factura. Si efectivamente devuelves toda la mercancía, deja el alcance en total.

Error: "No hay secuencia B04 / B03 disponible"

Causa: tu empresa no tiene activa una secuencia fiscal para notas.

Solución: ve a Secuencias fiscales y registra el rango asignado por DGII para B04 o B03.

Atajo

Desde el detalle de cualquier factura emitida, el botón Emitir nota de crédito te lleva al formulario con la factura origen ya seleccionada. Es el atajo más usado por equipos de cobranzas.

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