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Emite tu primera factura

En esta página vas a crear y emitir tu primera factura desde FacturaSuite, con Número de Comprobante Fiscal (NCF) válido. Al terminar, sabrás cómo asignar el NCF correcto, calcular el Impuesto sobre Transferencias de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS), enviar la factura al cliente y, si aplica, generar la Factura Electrónica (e-CF) firmada para la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).

Antes de empezar

Necesitas:

Paso 1. Abre el formulario de nueva factura​

  1. En el menú lateral, ve a Ingresos → Facturas (URL /invoicing/list).
  2. Haz clic en el botón + Nueva Factura (esquina superior derecha del listado) o entra directo a /invoicing/create.

FacturaSuite abre el formulario en formato factura de papel: una vista tipo factura física con todos los campos visibles a la vez. En la parte superior derecha verás un badge Borrador mientras la factura no esté guardada.

Paso 2. Selecciona el cliente (sección "Cobrar A")​

  1. En la sección Cobrar A, haz clic en el buscador Buscar cliente....
  2. Empieza a escribir el nombre o RNC. FacturaSuite filtra los clientes en vivo (hasta 5 resultados).
  3. Selecciona el cliente correcto.
  4. La app trae automáticamente:
    • Dirección de facturación.
    • RNC del cliente.
    • Método de pago preferido.
    • Días de crédito (si tiene crédito asignado).

Si el cliente no existe, créalo primero desde Clientes (sección INGRESOS del menú lateral). Ver Da de alta tus primeros clientes.

Paso 3. Completa las fechas, método de pago, moneda y almacén​

Justo debajo de Cobrar A hay una fila de campos meta:

  • Fecha Emisión. Por defecto, la fecha actual. Puedes adelantarla o atrasarla dentro del periodo fiscal vigente.
  • Fecha Vencimiento. Fecha límite de pago. Si el cliente tiene plazo de crédito definido, se calcula automáticamente.
  • Método de Pago. Efectivo, transferencia, tarjeta, cheque. Hereda el preferido del cliente si lo tiene.
  • Moneda. DOP por defecto. Cambia a USD/EUR si vendes en moneda extranjera (aparecerá entonces el campo Tasa de Cambio).
  • Almacén. De qué almacén salen los productos físicos. Importante para el control de stock.

Paso 4. Confirma el tipo y número de NCF​

El tipo de NCF (Número de Comprobante Fiscal) se sugiere automáticamente según el cliente:

  • B01 si el cliente tiene RNC y necesita Crédito Fiscal.
  • B02 si es consumidor final.
  • B14 si el cliente está en régimen especial.
  • B15 si es entidad gubernamental.
  • B16 si es cliente internacional (exportación).

El Número NCF se asigna desde la secuencia activa de ese tipo y no se puede editar manualmente.

Verifica que el tipo coincida con la realidad: vender a una empresa con B02 te genera problemas en sus declaraciones (no podrá deducir el ITBIS). Vender a consumidor final con B01 te complica el reporte 607.

Paso 5. Agrega productos al detalle​

En la tabla de items:

  1. Haz clic para abrir el buscador de productos.
  2. Busca por nombre, código o categoría.
  3. Selecciona el producto. FacturaSuite trae:
    • Descripción.
    • Precio unitario.
    • Tasa de impuesto.
    • Unidad de medida.
  4. Escribe la cantidad.
  5. Si aplica, ajusta el descuento por línea (porcentual o monto fijo).

Repite por cada producto que vayas a facturar. La app calcula subtotal, descuento, ITBIS y total por línea en tiempo real.

Productos sin existencia​

Si un producto físico no tiene stock disponible en el almacén seleccionado, FacturaSuite te avisa con un ícono de alerta. Puedes:

  • Continuar igual si vendes a futuro o eres distribuidor.
  • Cancelar la línea y registrar primero una recepción de mercancía.

Paso 6. Aplica descuentos y notas globales​

Debajo de la tabla de items:

  • Descuento global. Porcentaje o monto que aplica sobre el total. Útil para descuentos por volumen.
  • Notas. Texto libre que aparece al pie de la factura impresa. Ejemplo: condiciones de pago, datos bancarios, agradecimiento.
  • Términos. Si manejas plantillas con términos legales, selecciona la que aplica.

Paso 7. Revisa y guarda la factura​

Antes de guardar, revisa:

  • Cliente correcto en Cobrar A.
  • Tipo de NCF correcto.
  • Cantidades y precios.
  • Subtotal, ITBIS y total.

En la parte inferior tienes dos botones:

  • Cancelar. Descarta la factura y vuelve al listado. Mientras la factura sea borrador, no se consumen NCF.
  • Guardar. Consume el siguiente NCF de la secuencia, registra la factura como Emitida y la asienta en contabilidad.

Haz clic en Guardar. El badge Borrador desaparece y la factura pasa a estado Emitida.

Paso 8. Envía la factura al cliente​

Una vez emitida, FacturaSuite te lleva al detalle. Desde ahí puedes:

  • Descargar PDF. Imprime o guarda en local.
  • Enviar por correo. Si el cliente tiene email registrado, se manda automáticamente con el PDF adjunto.
  • Generar enlace público. Útil si vas a mandar por WhatsApp.
  • Imprimir. Manda directo a tu impresora.

Paso 9. Si tienes e-CF activado: validación con DGII​

Si tu empresa está habilitada para Factura Electrónica, al emitir la factura FacturaSuite también:

  1. Genera el XML del e-CF.
  2. Lo firma con tu certificado digital.
  3. Lo envía al servicio de recepción de DGII.
  4. Espera respuesta y registra el TrackId y el estado.

Estados posibles del e-CF:

  • Aceptado. DGII validó y aceptó el comprobante. La factura es legalmente válida.
  • En proceso. DGII está procesando. Puede tardar de segundos a minutos.
  • Rechazado. Hay error en datos. Lee el motivo en el detalle, corrige y vuelve a emitir.

Puedes ver el estado en el detalle de la factura (panel Estado fiscal) o desde Configuración → Fiscal → Documentos Fiscales del menú lateral.

Casos comunes​

Cobrar parcialmente la factura​

Si el cliente paga una parte hoy y el resto luego, emite la factura como crédito y registra el primer pago desde el detalle: botón Registrar pago, ingresa monto, método y fecha. La cuenta por cobrar baja en consecuencia.

Anular una factura recién emitida​

Si te equivocaste y necesitas anular, emite una Nota de Crédito desde el detalle de la factura (botón Crear nota de crédito). DGII no permite borrar una factura emitida; la cancelación oficial es vía nota de crédito.

Modificar una factura emitida​

No se modifica directamente. Si el cambio es menor (por ejemplo, dato de contacto del cliente), edita el cliente. Si es un cambio de monto, productos o impuestos, anula con nota de crédito y emite una nueva. Ver Modificar factura emitida.

Vender en moneda extranjera​

En el formulario de factura, cambia la Moneda a USD o EUR. FacturaSuite usa la tasa de cambio del día (jala automáticamente del Banco Central). El total en moneda base se calcula y se asienta correctamente en la contabilidad.

Cliente sin RNC visitando el local​

Usa el cliente Consumidor Final (créalo si no existe) y emite con NCF tipo B02. Es la práctica estándar en POS para ventas al consumidor.

Errores frecuentes​

Error: "No hay secuencia activa para este tipo de NCF"

Causa. No tienes secuencia configurada para el tipo elegido (B01, B02, etc.) o la activa está agotada/vencida.

Solución. Ve a Configuración → Fiscal → Secuencias NCF y registra una secuencia nueva con autorización vigente. Ver Conecta con DGII.

Error: "El cliente con RNC no acepta B02"

Causa. Estás emitiendo B02 a una empresa que solicitó factura con Crédito Fiscal.

Solución. Cambia el tipo de NCF a B01. Si no tienes secuencia B01, primero solicítala a DGII y regístrala en FacturaSuite.

Error: "e-CF rechazado: datos del receptor no coinciden con DGII"

Causa. El RNC, razón social o dirección del cliente difiere del padrón DGII.

Solución. Edita el cliente, vuelve a consultar DGII desde el botón Consultar DGII del campo RNC y guarda. Vuelve a emitir la factura.

Error: "Stock insuficiente"

Causa. El producto físico no tiene la cantidad disponible.

Solución. Registra una recepción de mercancía desde Inventario → Stock → Recepciones o ajusta el inventario desde Inventario → Stock → Ajustes. Si no controlas stock real para ese producto, marca el atributo No controlar stock.

Error: "No se pudo enviar el correo al cliente"

Causa. El cliente no tiene email o el servicio de correo está caído.

Solución. Verifica el email en el detalle del cliente. Como alternativa, descarga el PDF y mándalo por WhatsApp con el botón Generar enlace público.

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