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Recibir mercancía sin factura del proveedor

Cuándo usar esta receta​

Usa esta receta cuando recibes mercancía física del proveedor antes de que llegue la factura formal con Número de Comprobante Fiscal (NCF). Esto ocurre con proveedores que entregan rápido y emiten la factura unos días después, o cuando reciben pedidos de varios proveedores que consolidan la facturación al final del mes. Registrar la recepción en el momento mantiene tu inventario al día sin afectar las cuentas por pagar hasta que llegue el comprobante fiscal.

Ingredientes​

Antes de empezar, ten listo:

  • El conduce, remisión o nota de entrega del proveedor.
  • Lista de productos recibidos con cantidades.
  • Costos unitarios estimados (los confirmará la factura).
  • El proveedor registrado en el sistema (Compras → Proveedores, /suppliers/list). Ver Compras y proveedores.
  • Si tienes orden de compra previa, su número de referencia.

Pasos​

1. Crea la recepción de mercancía​

Entra a Inventario → Stock → Recepciones (/inventory/receipts). Presiona "Nueva Recepción".

2. Llena la cabecera​

  • Proveedor: selecciona el proveedor que entregó.
  • Fecha de recepción: día en que llegó la mercancía.
  • Número de conduce o remisión: el documento físico del proveedor.
  • Orden de compra: si tienes una vinculada, selecciónala. El sistema precarga las líneas. Ver Órdenes de compra.
  • Almacén destino: dónde queda la mercancía.

3. Captura las líneas de productos​

Por cada producto recibido:

  • Selecciona el producto del catálogo.
  • Captura la cantidad recibida.
  • Captura el costo unitario estimado (puede ser el precio de la última compra o lo acordado).
  • Verifica la unidad de medida.
tip

Si el conduce trae cantidades distintas a la orden de compra, captura la cantidad real recibida. La diferencia quedará visible cuando hagas el matching con la factura.

4. Confirma la recepción​

Presiona "Confirmar recepción". El sistema:

  • Suma las unidades al inventario del almacén destino.
  • Recalcula el costo promedio de cada producto.
  • Crea un movimiento de inventario con tipo "recepción pendiente de factura".
  • Genera un saldo provisional en cuentas por pagar (no afecta el reporte 606 hasta que llegue la factura).

5. Espera la factura del proveedor​

Cuando llegue la factura formal del proveedor (con NCF B01), entra a Compras → Facturas de Compra (/purchase-invoices) y presiona "Nueva Factura de Compra".

6. Asocia la factura a la recepción​

Al seleccionar el proveedor, el sistema muestra las recepciones pendientes de matching. Selecciona la recepción correspondiente. Las líneas se precargan con productos y cantidades de la recepción.

7. Concilia diferencias​

Compara cada línea contra la factura física:

  • Costo igual: confirma sin cambios.
  • Costo distinto: ajusta al valor de la factura. El sistema recalcula el costo promedio.
  • Cantidad distinta: si el proveedor facturó menos de lo que entregó (o más), ajusta la cantidad y deja una nota explicando la diferencia.
  • Productos extra en la factura no recibidos: agrega líneas adicionales y crea una recepción complementaria si aplica.

8. Captura el NCF y emite la factura de compra​

  • NCF: tipo B01 del proveedor.
  • Fecha de factura: la del comprobante físico.
  • Vencimiento: según las condiciones de pago.

Presiona "Guardar". La factura queda registrada y aparecerá en el reporte 606 del mes correspondiente.

Verificación​

Confirma que el matching quedó bien:

  • La recepción ya no aparece en el listado de "pendientes de factura".
  • El movimiento de inventario quedó vinculado a la factura de compra.
  • El costo promedio del producto refleja el costo final de la factura.
  • La cuenta por pagar al proveedor se actualizó con el monto definitivo.
  • La factura aparece en el reporte 606 al ejecutarlo.

Variaciones​

Recepción parcial: si el proveedor entrega en varios viajes, crea una recepción por cada entrega. Al llegar la factura única, asocia las recepciones múltiples al mismo comprobante.

Factura sin recepción previa: si el proveedor entregó y facturó el mismo día, salta esta receta y captura la factura de compra directamente. El sistema sumará el inventario al confirmar la factura.

Devolución antes del matching: si parte de la mercancía recibida se devuelve antes de que llegue la factura, registra una salida de inventario con motivo "devolución a proveedor" y ajusta la recepción.

Mercancía dañada al recibir: registra solo lo que está bien en la recepción. Lo dañado se queda en el conduce con observación. Cuando facture el proveedor, ajusta la cantidad o gestiona una nota de crédito.

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