Saltar al contenido principal

Órdenes de compra

Las órdenes de compra (OC) son el documento con el que tu empresa formaliza un pedido a un proveedor antes de recibir mercancía o factura. Documentan precios, cantidades, fechas de entrega y condiciones acordadas. Cuando el proveedor entrega, generas la recepción y la factura desde la misma orden, sin retipear datos.

Lo encuentras en el menú lateral bajo Egresos → Compras → Órdenes de Compra.

A diferencia de la factura de compra, la OC no afecta tus cuentas por pagar ni el reporte 606. Es un documento operativo de control interno y comunicación con el proveedor.

Antes de empezar

Para emitir una orden de compra necesitas:

  • El proveedor creado con su Registro Nacional del Contribuyente (RNC) y datos de contacto.
  • Los productos a pedir cargados en tu catálogo. Consulta Productos e inventario.
  • El almacén donde recibirás la mercancía.
  • Permiso de emisión de OC en tu rol — habitual en compradores y supervisores.

Crear una orden de compra​

  1. Abre Egresos → Compras → Órdenes de Compra desde el menú lateral.
  2. Pulsa Nueva Orden de Compra en la barra superior derecha.
  3. En el bloque Proveedor, busca por nombre o RNC. Si el proveedor no existe, créalo desde el mismo selector.
  4. Define las fechas:
    • Fecha de orden: día en que generas la orden.
    • Fecha de entrega esperada: cuándo necesitas la mercancía. Alimenta el calendario de seguimiento.
  5. Selecciona el almacén destino que recibirá la mercancía.
  6. Escribe la referencia interna: número de proyecto, requerimiento o solicitud que origina la OC. Útil para rastrear la compra a posteriori.
  1. En el bloque Líneas, agrega los productos pedidos. Por cada línea:
    • Producto: búsqueda por código o nombre.
    • Cantidad: lo que vas a pedir.
    • Costo unitario: precio acordado con el proveedor. La aplicación sugiere el último costo registrado.
    • Impuesto: tasa de Impuesto sobre Transferencias de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS) que el proveedor te aplicará.
  2. Si la OC implica conceptos sin código de catálogo (servicios, fletes), agrega la línea desde el buscador y escribe nombre, cantidad y costo manualmente.
  3. Aplica un descuento sobre la línea o sobre el total si el proveedor te ofreció un porcentaje.
  4. En el bloque Notas/Términos, escribe condiciones específicas: forma de pago acordada, plazo, dirección de entrega, instrucciones especiales. Aparecen en el PDF.
  5. Revisa los totales y guarda. La orden queda en Borrador. Desde su detalle, pulsa Enviar para marcarla como enviada al proveedor.

Enviar y aprobar la orden​

Desde el detalle de la orden:

  1. Pulsa Enviar en la barra de acciones. La orden cambia a estado Enviada y queda lista para aprobación.
  2. Si tu rol lo permite, pulsa Aprobar para marcarla como aprobada y desbloquear las recepciones. El botón Rechazar la rechaza con un comentario.
  3. Comparte el PDF de la orden con tu proveedor por el canal habitual (correo, WhatsApp, teléfono).
Verifica en la app.

El envío directo al proveedor por correo desde FacturaSuite no está disponible en todas las instancias. Si tu plantilla de envío no aparece, descarga el PDF y envíalo manualmente.

Recibir mercancía contra la orden​

Cuando llega la mercancía pedida:

  1. Abre la orden desde el listado (debe estar en estado Enviada o Aprobada y con porcentaje de recepción menor al 100%).
  2. Pulsa Recibir Mercancía en la barra de acciones.
  3. La aplicación abre el diálogo con las líneas de la orden y cantidades sugeridas.
  4. Ajusta cantidades reales: lo que llegó, lo que falta, lo que vino dañado.
  5. Selecciona el almacén destino (preseleccionado con el de la OC).
  6. Confirma. El stock se incrementa y la orden cambia a estado Recibida parcial o Recibida total según las cantidades.

Si necesitas recibir en varias entregas (la OC permite recepciones parciales), repite el proceso. La aplicación lleva el saldo pendiente por línea.

Convertir la orden a factura de compra​

Cuando llega la factura del proveedor:

  1. Abre la orden desde el listado.
  2. Pulsa Convertir a Factura en la barra de acciones (visible cuando la OC ya tiene recepciones).
  3. Las líneas se cargan automáticamente con cantidades recibidas y precios pactados en una nueva factura de compra.
  4. Completa los datos fiscales: NCF del proveedor, fecha real de la factura, tipo de documento fiscal.
  5. Guarda la factura. Queda enlazada a la OC, que pasa a estado Facturada.

Más detalles en Compras y facturas de proveedores.

Casos comunes​

Editar una orden enviada​

Mientras la orden no haya tenido recepciones ni se haya facturado:

  1. Abre la orden.
  2. Pulsa Editar en la barra de acciones.
  3. Modifica líneas, cantidades, fechas o términos.
  4. Guarda. Si ya enviaste la versión anterior al proveedor, considera reenviar el PDF actualizado.

Una orden con recepciones parciales bloquea la edición de las líneas ya recibidas para no romper el rastreo.

Cancelar una orden​

Si el proveedor no puede cumplir o cambias de plan:

  1. Abre la orden.
  2. Pulsa Cancelar Orden en la barra de acciones.
  3. Indica el motivo en el diálogo (sin stock del proveedor, cambio de proveedor, cancelación interna).
  4. Confirma. Las recepciones parciales que existan se mantienen; la OC queda en estado Cancelada y no genera factura.

Duplicar una orden recurrente​

Verifica en la app.

El botón "Duplicar" no está expuesto en la barra de acciones del detalle. Si necesitas reutilizar una OC anterior, copia manualmente las líneas o pide a tu administrador que habilite el flujo de duplicación.

Comparar precios entre proveedores​

Si pides el mismo producto a varios proveedores:

  1. Crea una OC borrador por proveedor con las líneas a cotizar.
  2. En el listado, filtra por estado Borrador y compara totales.
  3. Confirma la OC ganadora y cancela las otras. Esto deja constancia de la cotización.

Seguimiento de OC pendientes​

En el listado, los estados visibles son:

  • Borrador: aún no enviada.
  • Enviada: en mano del proveedor, lista para aprobación.
  • Aprobada: lista para recibir mercancía.
  • Recibida parcial: con saldo de mercancía pendiente.
  • Recibida total: mercancía completa, falta facturar.
  • Cancelada: ciclo abortado.

Usa el buscador en la barra superior para filtrar por número de orden o proveedor.

Verifica en la app.

La exportación masiva del listado de OC y las tarjetas de "OC vencidas" en el dashboard pueden no estar habilitadas en tu instancia. Confírmalo antes de prometérselo a tu equipo.

Errores frecuentes​

Error: "Cantidad recibida supera lo pedido"

Causa: en la recepción intentas registrar más unidades que las que tenía la línea de la orden.

Solución: si efectivamente llegó más, registra el excedente con un ajuste de inventario aparte y documenta la diferencia con el proveedor. La OC mantiene la integridad de cantidades pactadas.

Error: "Producto no permitido en almacén destino"

Causa: el producto seleccionado no figura en la lista de almacenes habilitados de su ficha.

Solución: edita el producto desde Productos e inventario y agrega el almacén, o cambia el almacén destino de la OC.

Error: "El proveedor no tiene RNC validado"

Causa: la OC requiere proveedor con RNC válido para luego enlazar con factura deducible.

Solución: edita el proveedor y completa el RNC. Si es proveedor extranjero sin RNC dominicano, marca esa condición en su ficha y la aplicación lo permite.

Atajo

Para crear rápido una OC desde el menú lateral, pasa el cursor sobre Egresos → Compras → Órdenes de Compra y pulsa el icono + del acceso rápido — abre el formulario de creación sin pasar por el listado.

Páginas relacionadas​