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Contabilidad

El módulo de Contabilidad convierte tus operaciones diarias (facturas, gastos, pagos, conciliaciones bancarias) en asientos de partida doble sin que tengas que duplicar el trabajo. Sobre esa base, FacturaSuite genera los reportes financieros (Balance General, Estado de Resultados, Mayor) y libros oficiales que tu contador necesita.

Plan de cuentas​

El plan de cuentas es la lista jerárquica de cuentas contables sobre la que se registra cada movimiento. FacturaSuite ofrece un plan estándar dominicano preconfigurado que puedes ampliar o ajustar a tu negocio.

Estructura jerárquica​

Las cuentas se organizan en niveles:

  • Nivel 1: clases (1 Activos, 2 Pasivos, 3 Patrimonio, 4 Ingresos, 5 Gastos).
  • Nivel 2: grupos (1.1 Activo Corriente, 4.1 Ingresos Operacionales).
  • Nivel 3-5: cuentas y subcuentas de mayor detalle (1.1.1.01 Caja General, 4.1.1.01 Ingresos por Ventas).

Cada cuenta tiene código, nombre, naturaleza (Deudora o Acreedora) y tipo (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Gasto). Solo las cuentas hoja (sin hijas) reciben movimientos directos.

Crear una cuenta​

Antes de empezar

Define con tu contador qué nivel y qué naturaleza debe tener la cuenta. Una cuenta mal clasificada distorsiona los reportes financieros.

  1. Entra a Contabilidad > Plan de Cuentas.
  2. Pulsa Nueva Cuenta o, sobre una cuenta padre, el botón Agregar subcuenta.
  3. Completa:
    • Código: respeta la numeración del padre (ej. bajo 1.1.1 usa 1.1.1.05).
    • Nombre: descriptivo y único.
    • Tipo: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Gasto.
    • Naturaleza: Deudora o Acreedora.
    • Permite movimientos: márcalo si la cuenta recibirá asientos directos.
  1. Guarda. La cuenta queda disponible para asientos manuales y mapeos automáticos.

Editar y desactivar cuentas​

Puedes renombrar y reclasificar una cuenta mientras no tenga movimientos. Una vez utilizada solo puedes:

  • Cambiar el nombre.
  • Marcarla como Inactiva para retirarla de los selectores sin perder histórico.

No es posible eliminar una cuenta con asientos asociados.

Asientos contables​

Un asiento es el registro de una operación contable: una o más líneas con cuentas y montos donde el total del débito iguala al total del crédito.

Tipos de asiento​

TipoOrigen
AutomáticoGenerado por una factura, gasto, pago o conciliación
ManualCapturado a mano para ajustes, depreciaciones, provisiones
AperturaSaldos iniciales de cada cuenta al empezar a usar el sistema
CierreGenerado al cerrar el período fiscal

Los asientos automáticos se crean en cuanto contabilizas el documento que los origina. Por ejemplo, una factura de venta produce: débito a Cuentas por Cobrar, crédito a Ingresos por Ventas y crédito a ITBIS por Pagar.

Crear un asiento manual​

  1. Entra a Contabilidad > Diario y pulsa Nuevo Asiento.
  2. Define la fecha del movimiento y una glosa o descripción.
  3. Agrega líneas:
    • Selecciona la cuenta (solo cuentas hoja activas aparecen).
    • Ingresa el monto en la columna correcta (Débito o Crédito).
    • Opcionalmente escribe una nota por línea.
  4. Verifica que Total Débito = Total Crédito. Si no cuadra, FacturaSuite no permite guardar.
  5. Pulsa Guardar como borrador o Contabilizar directamente.
Atajo

Los asientos en estado borrador no afectan los reportes. Úsalos para ir armando ajustes complejos en varias sesiones antes de contabilizarlos.

Reversar un asiento​

Si contabilizaste por error, abre el asiento y pulsa Reversar. FacturaSuite genera un asiento espejo con débitos y créditos invertidos en la fecha que indiques. El original queda marcado como reversado y conserva el enlace al asiento de reversión.

No puedes editar ni eliminar un asiento contabilizado. La reversa es la única forma de corregirlo manteniendo trazabilidad.

Períodos contables​

Los períodos contables delimitan los meses y años fiscales. Cuando cierras un período sus asientos quedan congelados y no se pueden modificar.

Configurar el ejercicio​

  1. Entra a Contabilidad > Períodos.
  2. Confirma que el ejercicio fiscal coincide con el año calendario (1 de enero al 31 de diciembre, lo habitual en República Dominicana).
  3. Para empresas con ejercicio quebrado, ajusta las fechas de inicio y fin desde Configuración > Empresa.

Cerrar un mes​

  1. Verifica que todas las facturas, gastos y conciliaciones del mes estén registrados.
  2. Genera un Balance de Comprobación de prueba para detectar descuadres.
  3. En Períodos pulsa Cerrar sobre el mes correspondiente.
  4. FacturaSuite valida que no haya asientos en borrador y bloquea ediciones.
Error: Hay asientos en borrador en el período

Causa: Existen asientos manuales sin contabilizar dentro del rango de fechas que estás cerrando. Solución: Ve a Diario, filtra por estado Borrador y por mes. Contabiliza los válidos o elimina los que no apliquen, y vuelve a cerrar.

Configuración de cuentas automáticas​

Para que los asientos automáticos usen las cuentas correctas, mapea cada concepto en Contabilidad > Configuración.

ConceptoCuenta sugerida
Ventas (Ingresos)4.1.1.01 Ingresos por Ventas
ITBIS por pagar2.1.5.01 ITBIS por Pagar
ITBIS adelantado (compras)1.1.5.01 ITBIS Adelantado
Cuentas por cobrar1.1.3.01 Clientes
Cuentas por pagar2.1.1.01 Proveedores
Caja1.1.1.01 Caja General
Banco operativo1.1.2.01 Bancos
Costo de venta5.1.1.01 Costo de Mercadería Vendida
Inventario1.1.4.01 Inventario de Mercadería

Cada cuenta bancaria también requiere su mapeo individual: al crear la cuenta selecciona qué cuenta contable la representa.

Libros oficiales​

FacturaSuite genera los libros que la DGII (Dirección General de Impuestos Internos) puede solicitarte:

  • Libro Diario: lista cronológica de todos los asientos del período.
  • Libro Mayor: detalle de movimientos por cuenta con saldos.
  • Balance de Comprobación: saldos deudor y acreedor por cuenta a una fecha.
  • Balance General: estado de situación financiera (activos, pasivos, patrimonio).
  • Estado de Resultados: ingresos, gastos y resultado del período.

Todos se exportan a PDF y Excel desde Contabilidad > Reportes.

Casos comunes​

Migración desde otro sistema​

Carga el saldo de cada cuenta como asiento de apertura con fecha del último día del ejercicio anterior. Usa una cuenta puente "Saldos Iniciales" para cuadrar débitos y créditos. Tu contador validará que los saldos coinciden con los reportes del sistema anterior.

Depreciación mensual​

Crea un asiento manual recurrente al cierre de cada mes: débito a Gasto por Depreciación y crédito a Depreciación Acumulada. Usa el botón Duplicar del asiento del mes anterior para acelerar la captura.

Provisión de prestaciones laborales​

Al cierre mensual provisiona las regalía, vacaciones y cesantía proporcional con débito a Gasto por Prestaciones y crédito al Pasivo correspondiente.

Errores frecuentes​

Error: El asiento no cuadra

Causa: La suma de débitos no es igual a la suma de créditos. Solución: Revisa cada línea. El descuadre suele venir de un decimal mal capturado o una línea olvidada. FacturaSuite muestra el monto exacto de la diferencia al pie del asiento.

Error: La cuenta no aparece en el selector

Causa: La cuenta es padre (tiene subcuentas), está marcada como inactiva o no permite movimientos. Solución: Usa la subcuenta hoja correspondiente. Si necesitas que la cuenta padre reciba movimientos, edítala y desactiva el flag "Tiene subcuentas".

Error: No puedo modificar un asiento de mayo

Causa: El período de mayo está cerrado. Solución: Si el ajuste es válido, contabilízalo en el mes abierto más cercano. Si necesitas reabrir mayo, hazlo desde Períodos, pero recuerda que afectará los reportes ya emitidos.

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