Saltar al contenido principal

Clientes

El módulo de Clientes centraliza tu cartera comercial: datos fiscales, contactos, condiciones de pago, historial de facturas y saldos. Cada cliente que creas aquí está disponible para facturas, cotizaciones, notas y POS. Lo encuentras en el menú lateral bajo Clientes (sección INGRESOS del menú lateral).

Mantener la base limpia y completa es la diferencia entre emitir un comprobante en 30 segundos o frenar la venta porque falta un Registro Nacional del Contribuyente (RNC).

Antes de empezar

Antes de cargar tu primer cliente, ten claro:

  • Si trabajas con personas jurídicas, necesitas el RNC de cada empresa. Si trabajas con personas físicas, la cédula.
  • FacturaSuite consulta automáticamente la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) para autocompletar nombre y dirección a partir del RNC. Verifica tu acceso DGII en Conectar DGII.
  • Define qué condiciones de pago vas a usar (contado, 15 días, 30 días) para asignarlas como default.

Crear un cliente​

  1. Abre Clientes (sección INGRESOS del menú lateral). Verás el listado completo con buscador, filtros y exportación.

  2. Pulsa el botón + Agregar Clientes en la barra superior derecha. Se abre el formulario de alta en /customers/create con un stepper vertical de 7 pasos:

    1. Identificación: tipo de contacto (Persona física, Persona jurídica), RNC/Cédula, Nombre, Nombre Comercial. Si es Persona jurídica, puedes pulsar Consultar DGII para autocompletar nombre y razón social desde el padrón. También está el toggle Cliente Internacional para clientes extranjeros (e-CF Tipo 46), que pide Identificador Extranjero (pasaporte, Tax ID, VAT, etc.).
    2. Contacto: Correo, Teléfono (al menos uno requerido), Teléfono Secundario, Sitio Web, Persona de Contacto, Cargo.
    3. Direcciones: Dirección Principal (requerida), Dirección de Facturación, Dirección de Envío, Ciudad, Provincia, Código Postal, País. Para clientes internacionales, el país es obligatorio.
    4. Info. Fiscal: Régimen Fiscal, Dirección Fiscal, Actividad Principal, Código de Actividad, Fecha de Inicio, Es Contribuyente Especial, Habilitado para Facturación Electrónica. Incluye también la sección Régimen Especial de Tributación (Zona Franca, Desarrollo Fronterizo, Cooperativas, etc.) con número y fecha de vencimiento del carné de exención.
    5. Crédito: Límite de Crédito, Estado de Crédito, Días de Crédito (0–365), Cliente Bloqueado y Razón de Bloqueo.
    6. Comercial: Tipo de Precio, Descuento General (%), Método de Pago Preferido (requerido), Tipo de Ingreso (requerido), Vendedor Asignado, Zona de Ventas.
    7. Retenciones: Retiene ITBIS, Retiene ISR, Tasa de Retención ITBIS (%), Tasa de Retención ISR (%), Cliente Activo, Notas.
  1. Pulsa Siguiente al final de cada paso para validar y avanzar. En el paso 7, pulsa Crear Cliente para guardar la ficha.

Buscar y filtrar clientes​

El listado de Clientes (sección INGRESOS del menú lateral) ofrece varias formas de encontrar a alguien:

  • Búsqueda libre: escribe en el campo superior. Filtra por nombre, RNC, código y correo simultáneamente.
  • Filtros estructurados: pulsa el icono de embudo para filtrar por estado (activo/inactivo), tipo de cliente, vendedor asignado o ciudad.
  • Ordenamiento: pulsa cualquier encabezado de columna para ordenar por nombre, código, fecha de creación, saldo pendiente.

Cada fila muestra código, nombre, RNC, teléfono, correo y saldo pendiente. Haz clic en el código para abrir el detalle.

Detalle del cliente​

Verifica en la app antes de seguir.

La pantalla de detalle por pestañas (Información / Facturas / Pagos / Notas / Auditoría) puede variar según la versión instalada. Revisa la pantalla /customers/[id] del frontend antes de documentar pestañas específicas.

Casos comunes​

Editar un cliente existente​

  1. Abre el cliente desde el listado.
  2. Pulsa Editar en la barra de acciones del detalle.
  3. Modifica datos fiscales, contactos o condiciones.
  4. Pulsa Guardar cambios. La auditoría registra el cambio con tu usuario y fecha.

Si cambia el RNC, considera primero las facturas ya emitidas con el RNC viejo: esas conservan el dato histórico, no se actualizan retroactivamente. Consulta FAQ: Cambiar RNC.

Inactivar un cliente​

Cuando un cliente deja de operar pero quieres conservar el histórico:

  1. Abre el cliente.
  2. En el detalle, pulsa el switch Activo para desactivarlo.
  3. El cliente desaparece de los selectores de factura y POS, pero sigue visible en reportes y listado con filtro de inactivos.

Para reactivar, vuelve a marcar el switch.

Eliminar un cliente​

Solo puedes eliminar clientes sin facturas, cotizaciones ni movimientos asociados:

  1. Abre el cliente.
  2. Pulsa Eliminar en el menú de acciones.
  3. Confirma. Si hay documentos asociados, la aplicación bloquea la eliminación y sugiere inactivar en su lugar.

Buscar cliente por RNC en DGII desde el alta​

Esta es la forma más rápida de cargar un cliente nuevo:

  1. En el formulario de alta, escribe los 9 u 11 dígitos del RNC en el campo correspondiente.
  2. Pulsa Buscar en DGII.
  3. FacturaSuite consulta el padrón y autocompleta nombre comercial, razón social, dirección y estado fiscal.
  4. Solo te toca completar contactos y condiciones de pago.

Si el RNC no aparece, confirma con el cliente que esté correcto y, si es nuevo, créalo manualmente.

Importar clientes desde Excel​

Verifica en la app antes de seguir.

La importación masiva de clientes desde Excel aún no está expuesta en el listado /customers/list. Si necesitas migrar una base completa, consulta a soporte sobre el procedimiento actual o crea los clientes uno por uno desde + Agregar Clientes.

Exportar la base de clientes​

  1. En el listado, ajusta filtros si solo quieres exportar un subconjunto.
  2. Pulsa Exportar en la barra superior.
  3. Elige formato Excel, CSV o PDF.
  4. El archivo descargado incluye todas las columnas visibles del listado.

Ver el saldo pendiente del cliente​

En el detalle, el bloque superior muestra el saldo total pendiente sumando todas las facturas no pagadas. Para análisis más profundo:

  • La pestaña Facturas muestra cada factura con saldo individual.
  • En Reportes, puedes generar un estado de cuenta del cliente con desglose por antigüedad. Consulta Reportes.

Errores frecuentes​

Error: "RNC ya registrado en otro cliente"

Causa: intentas crear un cliente con un RNC que ya existe en tu base.

Solución: busca el RNC en el listado y verifica si es el mismo cliente. Si es la misma empresa con dos sucursales, considera mantener un solo registro y diferenciar las sucursales por código interno o nota.

Error: "RNC inválido — no pasa dígito verificador"

Causa: el RNC tiene un formato incorrecto o un error de tipeo en el último dígito.

Solución: pide al cliente confirmación del RNC. Si insiste en un número que no valida, contacta a tu administrador para crear el cliente forzando la validación (solo en casos justificados).

Error: "Cliente sin contacto: no se pudo enviar la factura"

Causa: el cliente no tiene correo registrado en su ficha.

Solución: edita el cliente y agrega el correo en el bloque de contactos. Como alternativa puntual, escribe el correo manualmente al enviar la factura sin tocar la ficha.

Atajo

Si vas a facturar a un cliente nuevo desde la pantalla de facturación, no salgas del formulario: el selector de cliente tiene un botón + Nuevo cliente que abre un mini formulario y, al guardar, deja al cliente seleccionado en la factura en curso.

Páginas relacionadas​