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Cotizaciones

Las cotizaciones son propuestas comerciales sin valor fiscal: documentas precios, condiciones y vigencia para que tu cliente decida. Una vez aprobadas, las conviertes en factura con un clic, sin tipear los datos otra vez. El módulo está en Ingresos → Cotizaciones.

A diferencia de las facturas, las cotizaciones no consumen Número de Comprobante Fiscal (NCF) y se pueden editar libremente mientras estén abiertas.

Antes de empezar

Para emitir una cotización necesitas:

  • Al menos un cliente registrado. Si trabajas con prospectos, créalo desde el formulario de cotización con datos básicos. Consulta Clientes.
  • Productos o servicios cargados en tu catálogo. Revisa Productos e inventario.
  • Tu empresa configurada con Registro Nacional del Contribuyente (RNC), logo y datos de contacto. Eso aparece en el PDF que recibe el cliente. Configúralo en Configuración de empresa.

Crear una cotización​

  1. Abre Ingresos → Cotizaciones desde el menú lateral.
  2. Pulsa + Nueva Cotización en la barra superior derecha del listado. Se abre el formulario con el layout tipo papel y un badge Borrador en la barra superior mientras editas.
  3. En el bloque Cliente, busca por nombre o RNC. Si es un prospecto que aún no está en tu base, créalo desde el módulo Clientes antes de continuar.
  4. Define las fechas:
    • Fecha Emisión: día en que generas la propuesta.
    • Fecha Vencimiento: hasta cuándo se mantienen los precios. Por defecto suma 30 días.
  1. En la tabla de productos, agrega líneas con el botón Agregar Producto (o Agregar primer producto si la tabla está vacía). Cada línea pide cantidad, precio, descuento e impuesto, igual que en una factura.
  2. Aplica un Desc. Global si toda la propuesta se ofrece con rebaja sobre el subtotal (porcentaje o valor fijo).
  3. Selecciona el Método de Pago y la Moneda. Si cotizas en moneda extranjera, FacturaSuite aplica la tasa del día y la deja visible en el detalle.
  4. En el bloque Notas, escribe lo que el cliente verá en el PDF: forma de pago, tiempo de entrega, garantía, términos y condiciones.
  1. Revisa el panel de totales (Base, Subtotal, Impuestos, Desc. Global, TOTAL).
  2. Pulsa Guardar en la barra inferior fija para crear la cotización, o Cancelar para descartar los cambios.

Enviar la cotización al cliente​

Desde el detalle de la cotización:

  1. Pulsa Enviar por correo en la barra de acciones.
  2. Verifica el correo del cliente. Puedes agregar copias en CC.
  3. El asunto y el cuerpo vienen pre-rellenados con la plantilla de tu empresa. Personalízalos si quieres incluir un mensaje específico.
  4. El PDF se adjunta automáticamente. Revisa la previsualización antes de enviar.
  5. Pulsa Enviar. La cotización pasa a estado Enviada y queda registrada la fecha de envío.

Tu cliente puede aprobar la cotización respondiendo el correo o, si activaste el portal del cliente, con el botón de aprobación incluido en el PDF.

Convertir una cotización a factura​

El paso clave del flujo: cuando el cliente aprueba, no retipeas nada.

  1. Abre la cotización aprobada desde el listado.
  2. Pulsa Convertir a factura en la barra de acciones del detalle.
  3. Se abre el formulario de Facturación con cliente, productos, descuentos y notas ya cargados.
  4. Completa los datos fiscales:
    • Tipo de comprobante (B01, B02, B14 o B15).
    • Almacén de salida que descontará el stock.
    • Método de pago y plazo si es a crédito.
  5. Verifica los totales. Si hubo cambios de precio entre la cotización y la facturación, ajusta las líneas.
  6. Pulsa Emitir factura. El NCF se asigna y la cotización queda enlazada a la factura emitida con estado Convertida.

Casos comunes​

Editar una cotización​

Mientras esté en estado Borrador, Enviada o Aprobada:

  1. Abre la cotización.
  2. Pulsa Editar en la barra de acciones.
  3. Modifica cliente, productos, fechas, términos.
  4. Guarda. Si la cotización ya fue enviada, considera enviarla de nuevo para que el cliente vea la versión actualizada.

Una cotización ya Convertida a factura no se puede editar — la factura asociada gobierna los datos finales.

Marcar como aprobada manualmente​

Si el cliente aprobó por WhatsApp, llamada o en persona:

  1. Abre la cotización.
  2. Pulsa Marcar como aprobada en el menú de acciones.
  3. Indica la fecha de aprobación y, si quieres, una nota interna.

Esto la deja lista para conversión a factura sin esperar respuesta por correo.

Rechazar una cotización​

Si el cliente declinó:

  1. Abre la cotización.
  2. Pulsa Marcar como rechazada.
  3. Indica el motivo (precio, tiempo, competencia, otro). Esto alimenta tus reportes de ventas perdidas.

Duplicar una cotización​

Para crear una propuesta similar a otra:

  1. Abre la cotización origen.
  2. Pulsa Duplicar en el menú de acciones.
  3. Se abre un nuevo formulario con todo copiado y fecha de validez recalculada. Ajusta lo que necesites.

Descargar e imprimir​

Desde el detalle de cualquier cotización:

  1. Pulsa Exportar PDF para descargar el documento.
  2. Pulsa Imprimir para enviar a tu impresora.
  3. Pulsa Vista previa para revisar el diseño antes de descargar.

Ver cotizaciones por estado​

El listado tiene filtros rápidos en la barra superior:

  • Borrador: aún no enviada.
  • Enviada: en manos del cliente.
  • Aceptada: pendiente de convertir a factura.
  • Facturada: ya tiene factura asociada.
  • Rechazada: no avanzó.
  • Expirada: pasó la fecha de validez sin respuesta.

Errores frecuentes​

Error: "El cliente no tiene correo registrado"

Causa: intentas enviar la cotización por correo pero el cliente no tiene email en su ficha.

Solución: edita el cliente desde su detalle y agrega el correo en el bloque de contactos. También puedes escribir el correo manualmente en el diálogo de envío sin tocar la ficha del cliente.

Error: "La cotización está vencida"

Causa: intentas convertir a factura una cotización cuya fecha de validez ya pasó.

Solución: en el detalle, pulsa Extender validez y elige una nueva fecha. Acto seguido podrás convertirla. Si los precios cambiaron, considera duplicarla con valores actualizados.

Error: "No se puede convertir: producto inactivo"

Causa: una de las líneas referencia un producto que se desactivó después de emitir la cotización.

Solución: edita la cotización y reemplaza el producto inactivo por uno equivalente, o reactívalo desde Productos e inventario.

Atajo

Si una cotización lleva más de 7 días sin respuesta, FacturaSuite te avisa en el dashboard. Desde ahí puedes reenviarla en un clic con un mensaje de seguimiento.

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