Saltar al contenido principal

Gastos

El módulo Gastos te permite registrar las salidas operativas de tu negocio que no son compras de inventario: servicios públicos, alquileres, sueldos, comisiones bancarias, viáticos, etc. Cada gasto queda categorizado y contabilizado, y aparece en los reportes fiscales (Formato 606 de DGII) cuando corresponde.

Lo encuentras en el menú lateral, sección Egresos → Compras → Gastos.

Antes de empezar

Necesitas:

  • Tener al menos una categoría de gasto activa (FacturaSuite trae un set por defecto: servicios, transporte, sueldos, etc.).
  • Si el gasto reporta a DGII, conocer el NCF (Número de Comprobante Fiscal) del comprobante que te dieron.
  • Acceso al módulo (perfiles "Administrador" y "Contador" lo tienen por defecto).

Registrar un gasto​

  1. Pulsa Nuevo Gasto en la esquina superior derecha del listado.

  2. Selecciona la Categoría de Gasto (Servicios públicos, Alquiler, Sueldos, etc.). Si la lista está vacía, créala primero en Egresos → Compras → Categorías de Gastos.

  3. Elige el Proveedor (opcional) o completa los datos del Beneficiario (nombre, tipo y número de identificación, teléfono, correo, dirección).

  4. Selecciona la Cuenta Bancaria desde la que sale el dinero.

  5. Define los datos del gasto:

    • Fecha del Gasto.
    • Fecha de Vencimiento (si aplica).
    • Moneda.
    • Forma de Pago.

  6. Si el gasto está soportado por un comprobante fiscal, completa el campo NCF con el número que aparece en el comprobante (formato B01XXXXXXXXXXX o E31XXXXXXXXXXX).

  7. Agrega las líneas del gasto con concepto, cantidad y monto. FacturaSuite calcula el ITBIS según la tasa configurada en la categoría.

  8. Pulsa Guardar para confirmar. El gasto queda en estado Borrador hasta que sea aprobado y pagado.

Casos comunes​

Editar un gasto registrado​

Selecciona el gasto del listado y pulsa Editar. Solo el usuario que lo creó o un Administrador puede modificarlo. Si ya está cerrado el período contable, queda bloqueado para edición.

Aprobar o rechazar un gasto​

Si tienes rol de aprobador, abre el detalle del gasto y pulsa Aprobar o Rechazar. También puedes hacer aprobaciones/rechazos masivos seleccionando varias filas en el listado y usando la barra de acciones masivas.

Marcar un gasto como pagado​

Si el gasto se registró pendiente de pago, abre su detalle y pulsa Registrar pago. Selecciona la cuenta bancaria de origen y la fecha. El gasto pasa a estado "Pagado" y aparece en el módulo Bancos como una salida.

Configurar reglas de aprobación​

En Egresos → Compras → Reglas de Aprobación defines qué gastos requieren aprobación según monto, categoría o proveedor antes de poder pagarse.

Errores frecuentes​

Error: "El NCF ingresado no tiene formato válido"

Causa: el número de NCF debe tener 11 caracteres exactos: la letra B o E, dos dígitos del tipo, y 8 dígitos del consecutivo (ejemplo: B0100000123).

Solución: revisa el comprobante físico y cópialo sin espacios ni guiones. Si DGII rechazó el NCF al proveedor, no lo cargues como gasto soportado.

Error: "No se puede registrar gasto en período cerrado"

Causa: tu contador cerró el mes y no se aceptan gastos retroactivos.

Solución: registra el gasto en el período actual con la fecha real del comprobante en el campo "Fecha del documento". Si necesitas que entre al período cerrado, pide al contador reabrirlo desde Contabilidad.

Error: "Categoría requiere RNC del proveedor"

Causa: ciertas categorías (sueldos, honorarios profesionales) requieren el RNC (Registro Nacional del Contribuyente) o cédula del proveedor para reporte fiscal.

Solución: vuelve al campo "Proveedor" y crea o edita el proveedor incluyendo su RNC/cédula.

Reportes que usan gastos​

Los gastos registrados alimentan automáticamente:

  • Formato 606 (compras de bienes y servicios) — solo gastos con NCF.
  • Estado de resultados del módulo Contabilidad.
  • Flujo de efectivo cuando se registra el pago.

Páginas relacionadas​